Konkurransegrunnlaget er på 60 sider, og du blar deg frem til kvalifikasjonskrav. Der står det tre linjer om økonomisk og finansiell kapasitet, en setning om skatteattest, og en henvisning til et egenerklæringsskjema. De tre linjene avgjør om tilbudet ditt i det hele tatt blir lest.
To siler, og prisen kommer sist
En offentlig anskaffelse har to atskilte trinn, og de blandes ofte sammen.
gjennomføre kontrakten? Her vurderes økonomisk og finansiell kapasitet, teknisk og faglig kapasitet, og om det foreligger avvisningsgrunner. Faller du ut her, blir tilbudet ditt avvist uten at innholdet vurderes.
først her du konkurrerer på det du faktisk er god på.
Det betyr at et selskap med markedets beste tilbud kan tape en kontrakt på et årsregnskap som ble levert for sent. Rekkefølgen er ubarmhjertig, og den er verdt å planlegge etter.
Hva «økonomisk og finansiell kapasitet» betyr
Oppdragsgiveren stiller krav som skal sikre at leverandøren tåler oppdraget økonomisk. I praksis går det på fire ting:
| Krav | Hva som dokumenterer det |
|---|---|
| Omsetning av en viss størrelse | Årsregnskap, ofte for de siste tre årene |
| Soliditet og egenkapital | Årsregnskap og nøkkeltall |
| Kredittverdighet | Rating eller kredittopplysning fra et foretak |
| Fravær av restanser | Skatteattest |
Regelverket setter grenser for hvor strenge slike krav kan være. De skal stå i forhold til kontraktens verdi og art, og en oppdragsgiver kan ikke fritt kreve en omsetning som stenger ute alle andre enn de største aktørene. Er kravet åpenbart uforholdsmessig, er det verdt å stille spørsmål i spørsmålsrunden — det er den billigste måten å påvirke en konkurranse på.
Selve vurderingen av selskapet ditt følger de samme linjene som all annen foretaksvurdering: regnskapstall, alder og historikk, roller, bransje og anmerkninger. Helheten er beskrevet i artikkelen om hvordan et foretak kredittvurderes.
Foretak får ikke gjenpartsbrev. Plikten til å sende kredittopplysningskopi gjelder fysiske personer. Blir selskapet ditt kredittvurdert i en anbudsprosess, merker du det normalt ikke. Er du enkeltpersonforetak, er du derimot en fysisk person, og da kommer brevet.
Skatteattesten er den enkleste å stryke på
Skatteattesten viser om selskapet har restanser på skatt og merverdiavgift. Den hentes fra Skatteetaten, den skal være av nyere dato, og den skal legges ved tilbudet. Restanser er en av avvisningsgrunnene i regelverket.
Dette er det kravet som velter flest små selskaper, og det er også det som lar seg fikse raskest — hvis du oppdager det i tide. To praktiske grep:
- Hent attesten før du trenger den. Da vet du hva som står der, og du har tid til å gjøre opp.
- Har du restanser du ikke klarer å innfri, ta kontakt med Skatteetaten om en betalingsordning. En ordning som overholdes stiller deg annerledes enn et krav som bare ligger.
Restanser på skatt og merverdiavgift er dessuten en klassisk kilde til anmerkninger på foretak, og en fersk anmerkning kan stanse leverandørkreditten din over natten. Sammenhengen er beskrevet i artikkelen om betalingsanmerkninger på foretak.
Ferske regnskapstall er selve nøkkelen
En kredittvurderer kan bare bruke tallene som finnes. Er siste innleverte årsregnskap halvannet år gammelt, er det halvannet år gammel informasjon oppdragsgiveren vurderer deg på — også om selskapet har hatt sitt beste år siden da.
Manglende eller forsinket innlevering til Regnskapsregisteret er i tillegg et negativt signal i seg selv, uavhengig av hva tallene viser. Det tolkes som manglende styring, og det slår inn i ratingen. Fristene og konsekvensene er gjennomgått i artikkelen om ferske regnskapstall og innleveringsfrister.
Selskapet som ikke kom videre. Omsetning og resultat var gode nok, men årsregnskapet var levert etter fristen, og siste tilgjengelige tall var fra to år tilbake. Oppdragsgiveren kunne ikke dokumentere at kravet til finansiell kapasitet var oppfylt, og tilbudet ble avvist på kvalifikasjonen.
Selskapet som kom videre. Samme omsetning, samme bransje, men regnskapet var levert i god tid, egenkapitalandelen dokumentert, og skatteattesten ren. Tilbudet gikk til tildelingsvurdering, der det konkurrerte på pris og kvalitet.
Ratingen er en anbefaling, ikke et vedtak
Mange konkurransegrunnlag viser til en rating fra et kredittopplysningsforetak. Det er praktisk for oppdragsgiveren, men det er verdt å vite hva det er: en statistisk vurdering, gjort av en privat aktør, basert på offentlig tilgjengelige tall. Ulike foretak bruker ulike modeller og ulike skalaer, og resultatet kan sprike.
Skalaene er beskrevet nærmere i artikkelen om ratingskalaene. Det viktigste å ta med seg her, er at en rating følger regnskapet. Den endrer seg når tallene endrer seg, ikke når du ber om det, og grepene som faktisk flytter den, er gjennomgått i artikkelen om hvordan bedriften forbedrer ratingen.
Er du usikker på hvordan dine egne tall leses, kan du regne dem ut selv med nøkkeltallsverktøyet før du sender inn.
Når selskapet er for nytt til å ha tall
Et selskap stiftet i fjor har ingen treårshistorikk, ingen rating og et årsregnskap som kanskje ikke er levert ennå. Det stenger ikke døren, men det krever at du bruker de mekanismene regelverket faktisk åpner for.
- Støtt deg på andres kapasitet. Regelverket tillater at en leverandør påberoper seg kapasiteten til andre — for eksempel et morselskap eller en samarbeidspartner — når det dokumenteres at ressursene faktisk vil være tilgjengelige. Det krever en forpliktelseserklæring, ikke bare en intensjon.
- Lever inn tall så tidlig som mulig. Det første årsregnskapet er det som åpner for rating.
- Stille bankgaranti eller annen sikkerhet der konkurransegrunnlaget åpner for det.
- Gå sammen med andre i et arbeidsfellesskap eller som underleverandør til en større aktør, og bygg referanser og tall gjennom det.
Hva en kredittvurderer ser etter når det ikke finnes historikk, står i artikkelen om kredittvurdering av nystiftet selskap.
Behandle kvalifikasjonen som et årshjul, ikke som en oppgave per konkurranse. Lever regnskapet tidlig hvert år, hold skatteattesten ren, og oppdater egenerklæringen. Da er du klar den dagen den riktige konkurransen kommer, i stedet for å oppdage hullene tre dager før fristen.
Kan vi avvises for én betalingsanmerkning?
Det kommer an på hva kravet i konkurransen er, og hva anmerkningen gjelder. En anmerkning er ikke i seg selv en avvisningsgrunn på samme måte som restanser på skatt og merverdiavgift, men den slår inn i ratingen og dermed i vurderingen av finansiell kapasitet.
Får vi vite hvorfor tilbudet ble avvist?
Ja. Her skiller offentlige anskaffelser seg fra kredittmarkedet. En bank har ingen generell plikt til å begrunne et avslag på en kredittsøknad, mens en offentlig oppdragsgiver skal begrunne avgjørelsen sin — og du har adgang til å be om nærmere opplysninger.
Kan vi bruke morselskapets regnskapstall?
Du kan påberope deg andres kapasitet når det dokumenteres at ressursene faktisk vil være tilgjengelige for kontrakten. Det krever en forpliktende erklæring fra den du støtter deg på, ikke bare en henvisning til konsernet.
Hva gjør vi hvis kravet til omsetning er urimelig høyt?
Still spørsmål i spørsmålsrunden, og be oppdragsgiveren forklare hvordan kravet står i forhold til kontraktens verdi. Det er langt mer effektivt enn å klage etter at tildelingen er gjort.
Vi er et enkeltpersonforetak. Blir jeg vurdert personlig?
Ja. I et enkeltpersonforetak er du og foretaket samme rettssubjekt, og dine personlige kredittopplysninger henger sammen med foretakets. Da får du også gjenpartsbrev når opplysninger utleveres.
Oppsummert
- Kvalifikasjonen kommer før tilbudet vurderes. Faller du ut der, leses ikke prisen din.
- Økonomisk og finansiell kapasitet dokumenteres med årsregnskap, nøkkeltall, rating og skatteattest.
- Kravene skal stå i forhold til kontrakten, og et uforholdsmessig krav er verdt å utfordre i spørsmålsrunden.
- Restanser på skatt og merverdiavgift er en avvisningsgrunn, og det kravet er det som oftest velter små leverandører.
- Sent eller manglende innlevert årsregnskap trekker ned uavhengig av hva tallene viser.
- Nystiftede selskaper kan støtte seg på andres kapasitet, men det krever en forpliktelseserklæring.